Bestellung im Postfach, Auftrag im ERP — ohne dass jemand tippt.
Syntact liest Ihren Bestelleingang mit: PDFs, E-Mails und Fax-Scans werden gelesen, gegen Ihre Stammdaten und Preislisten geprüft und als fertiger Kundenauftrag zur Freigabe angelegt. Ihr Innendienst prüft Ausnahmen — statt Bestellungen abzutippen.
„Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit bestellen wir gem. Rahmenvertrag: Pos. 1: 24 Stk. Art. K-5501-B … Pos. 7: 6 Ktn. Dichtungssatz, wie zuletzt. Lieferung bis KW 32 an unser Werk 2 …"
Der Kunde hat die Bestellung längst geschrieben. Ihr Team schreibt sie noch einmal.
Nicht, weil Ihr Innendienst langsam ist — sondern weil zwischen Posteingang und ERP-Maske ein Medienbruch sitzt, den bisher Menschen überbrücken. Jeden Tag, bei jeder Bestellung.
Der Vertriebsinnendienst wurde eingestellt, um Kunden zu betreuen und Angebote nachzufassen. Stattdessen tippt er Bestellungen ab, die der Kunde längst digital geschrieben hat — vier bis acht Minuten pro Auftrag, jeden Tag.
Falsche Artikelnummer, verrutschte Menge, alter Preis: Der Fehler fällt erst beim Kunden auf. Dann kommen Reklamation, Retoure und Gutschrift — und derselbe Auftrag bindet Innendienst, Lager und Buchhaltung ein zweites Mal.
Die Bestellung von heute Vormittag wird nach dem Mittag erfasst — wenn Zeit ist. Wer den Versand-Cut-off verpasst, liefert einen Tag später. Nicht weil das Lager langsam ist, sondern weil die Erfassung wartet.
Mehr Aufträge bedeuten heute mehr Erfassungsaufwand — aber kaufmännische Fachkräfte sind kaum zu bekommen. Der Engpass Ihres Vertriebs sitzt nicht beim Kunden, sondern in der ERP-Maske.
Ein Tippfehler kostet nie nur einen Tippfehler.
Manuelle Erfassung hat zwei eingebaute Kosten: die Zeit, die sie immer kostet — und die Fehlerkette, die sie regelmäßig auslöst. Beide wachsen mit jedem zusätzlichen Auftrag mit.
Artikelnummer vertauscht, Menge verrutscht, Mengeneinheit verwechselt — im Tagesgeschäft fällt es nicht auf. Der Auftrag läuft durch Kommissionierung und Versand wie jeder andere.
Reklamation, Retoure, Gutschrift, Neulieferung: Derselbe Auftrag beschäftigt Innendienst, Lager und Buchhaltung ein zweites und drittes Mal — Versandkosten und Kundenärger obendrauf.
Wird die Bestellung von 10:14 Uhr erst um 15:30 Uhr erfasst, ist der Versand-Cut-off vorbei. Ihr Wettbewerber liefert morgen — Sie übermorgen. Der Kunde merkt sich das.
Was abends, freitags oder in der Urlaubszeit eintrifft, wartet bis zum nächsten Arbeitstag im Postfach. Automatische Erfassung arbeitet durch — Ihr Innendienst muss es nicht.
Was kostet Sie das Abtippen, das keiner hinterfragt?
Konservative Rechnung: 220 Arbeitstage/Jahr, nur die reine Erfassungszeit. Fehlerkosten aus Retouren und Gutschriften, verpasste Versand-Cut-offs und entgangene Vertriebszeit sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Bestellungen prüfen statt abtippen.
Kein Kundenportal, kein neues Bestellformat, keine Umerziehung Ihrer Kunden: Die Bestellungen kommen weiter an, wie sie heute ankommen. Nur die Erfassung übernimmt die KI — eingebettet in Ihre bestehende Systemlandschaft.
PDF im Sammelpostfach, Fließtext-Mail, Fax-Scan oder Telefonnotiz: Syntact liest Ihren Bestelleingang mit — niemand muss etwas weiterleiten, hochladen oder umbenennen. Bestellungen mit 3 Positionen genauso wie mit 300.
Die KI erkennt Kunde, Positionen, Mengen, Termine und Lieferadressen — und prüft jede Position gegen Ihre ERP-Stammdaten: Kundenartikelnummern werden gemappt, Preise und Konditionen abgeglichen. Was nicht eindeutig ist, wird markiert statt geraten.
Ihr Innendienst sieht den fertigen Auftragsentwurf neben dem Originalbeleg: Ausnahmen prüfen, freigeben — der Auftrag steht im ERP, die Auftragsbestätigung geht raus. Aus Stunden Tipparbeit werden Minuten Kontrolle.
Freigabe bleibt bei Ihrem Team: Kein Auftrag entsteht ohne das Okay Ihres Innendiensts. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen.
Beleg-OCR liest Felder aus. Syntact macht daraus einen geprüften Auftrag.
Extrahierte Daten, die niemand gegen Artikel, Preise und Konditionen geprüft hat, sind nur der halbe Weg. Der Auftrag im ERP ist das Ziel — alles davor ist Zwischenschritt.
Heute wandert dieselbe Bestellung durch Posteingang, ERP-Maske und Auftragsbestätigung. Bei Syntact entsteht alles aus einem Durchlauf — vom Originalbeleg bis zum freigegebenen Auftrag.
Extrahierte Felder sind ein Zwischenergebnis. Ein Auftrag, dessen Positionen gegen Ihre Artikelnummern, Preislisten und Kundenkonditionen geprüft sind, ist eine Arbeitsersparnis. Genau das unterscheidet Syntact von reiner Beleg-OCR.
Ihr Innendienst arbeitet weiter im gewohnten System. Syntact ist die Plattform darunter — keine weitere Insel, in der Aufträge ein zweites Leben führen.
Nicht jede Bestellung kommt als PDF: Telefonische Bestellungen diktiert Ihr Team per Teams-Anruf nach — Syntact macht daraus denselben strukturierten Auftrag. Kein Zettel, kein „mach ich später ins System“.
Unbekannter Artikel, unklare Menge, abweichender Preis: Syntact rät nicht, sondern legt den Fall Ihrem Team zur Entscheidung vor — mit dem Originalbeleg daneben. Vertrauen entsteht durch Kontrolle, nicht durch Blackbox.
Nach der Auftragserfassung laufen Rechnungsprüfung, Lieferscheine oder Ihr Wissensassistent auf derselben Plattform — ein Fundament, jeder weitere Use Case wird günstiger.
Ihr ERP bleibt. Syntact füttert es.
Bestellungen kommen aus dem Postfach, Aufträge landen im ERP — per API oder Standardschnittstelle, mit Ihren Stammdaten als Referenz. Kein Systemwechsel, kein Parallelbetrieb.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was eine API oder ein Importformat für Kundenaufträge hat.
Wir tragen das Risiko. Sie behalten die Kontrolle.
Ein Auftragserfassungs-Pilot auf Ihrem echten Bestelleingang, mit Ihren Stammdaten und Ihrem Innendienst — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre Auftragserfassung nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Postfach-Anbindung, Stammdaten-Abgleich und Ihr Freigabe-Workflow — eingerichtet, nicht verkauft.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Belegen.
Syntact liest Belege wie Rechnungen und schreibt die strukturierten Daten direkt ins Zielsystem — derselbe Mechanismus, der Ihre Bestellungen zu Aufträgen macht. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Bestellungen, Belege und Stammdaten in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach der Auftragserfassung: Rechnungsprüfung, Lieferscheine, Wissensassistent — gleiche Plattform
„Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.“
30 Minuten. Ihre Bestellungen. Ein fertiger ERP-Auftrag.
Kein Foliensatz: Bringen Sie drei bis fünf echte Kundenbestellungen mit — wir zeigen Ihnen, wie daraus geprüfte Aufträge werden. An Ihren Belegen, nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Machbarkeit an Ihrem BestelleingangLive-Demo auf Basis Ihrer Bestellungen — Formate, Sonderfälle, alles.
- Ein konkreter 90-Tage-PilotplanSchritte, Zeitplan und was wir von Ihrer IT brauchen (wenig).
- Preis, schwarz auf weißPlattform, Implementierung, Garantien — keine Überraschungen.
- Techniker statt VertriebSie sprechen mit dem Solutions Architect, der den Piloten baut.
- Was bedeutet automatisierte Auftragserfassung?
- Eingehende Bestellungen — als PDF-Anhang, E-Mail-Fließtext, Fax-Scan oder Telefonnotiz — werden von einer KI gelesen, strukturiert und gegen Ihre ERP-Stammdaten abgeglichen: Kunde, Artikel, Mengen, Preise, Termine. Das Ergebnis ist ein fertiger Kundenauftrag im ERP, den Ihr Innendienst nur noch prüft und freigibt, statt ihn abzutippen.
- Funktioniert das mit unseren Bestellformaten — PDF, Fließtext, Scan?
- Ja. Syntact arbeitet ohne Vorlagen-Anlernen pro Kunde: Bestellformulare, Fließtext-Mails, mehrseitige PDFs mit Positionstabellen und Fax-Scans werden gleichermaßen verarbeitet. Was die KI nicht eindeutig zuordnen kann, wird nicht geraten, sondern zur Prüfung markiert. Im Demo-Termin zeigen wir das an Ihren echten Bestellungen — nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Wie funktioniert der Artikelabgleich bei kundenspezifischen Artikelnummern?
- Viele Kunden bestellen mit eigenen Artikelnummern, Freitextbezeichnungen oder abweichenden Mengeneinheiten. Syntact gleicht jede Position gegen Ihre Stammdaten ab — Artikelnummern, Kundenartikelnummern-Zuordnungen, Preislisten und Konditionen — und lernt aus jeder bestätigten Zuordnung dazu. Karton statt Stück, alte Artikelnummer, Staffelpreis: geprüft, bevor der Auftrag entsteht.
- Was passiert bei unklaren oder fehlerhaften Bestellungen?
- Sie landen in einer Prüfliste: Ihr Innendienst sieht den Auftragsentwurf neben dem Originalbeleg, entscheidet die markierten Punkte und gibt frei. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen. Für eindeutige Bestellungen von Stammkunden lässt sich auf Wunsch eine vollautomatische Verarbeitung aktivieren, sobald das Vertrauen im Pilotbetrieb erarbeitet ist.
- Welche ERP-Systeme unterstützt Syntact?
- Angebunden wird Ihr bestehendes ERP — nicht ersetzt. Typische Anbindungen sind SAP S/4HANA, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas, Sage, weclapp oder Odoo, per API oder Standardschnittstelle. Fehlt ein Connector, bauen wir ihn kostenlos — vertraglich zugesichert.
- Wie lange dauert die Einführung — und was braucht unsere IT?
- Der Pilot ist auf 90 Tage bis zum Produktivbetrieb angelegt — garantiert. Von Ihrer IT brauchen wir wenig: Zugriff auf das Bestellpostfach (z. B. ein Microsoft-365-Sammelpostfach), eine ERP-Schnittstelle oder ein Exportformat und einen Stammdaten-Auszug. Eingerichtet wird das von unserem Solutions Architect, nicht von Ihrem Team nebenbei.
- Ab wie vielen Bestellungen pro Tag lohnt sich das?
- Als Faustregel: ab etwa 20 bis 30 manuell erfassten Bestellungen pro Tag. Bei 30 Bestellungen × 6 Minuten sind das rund drei Stunden Tipparbeit täglich — auf das Jahr gerechnet deutlich mehr, als die Plattform kostet. Im Demo-Termin rechnen wir den Business Case mit Ihren Zahlen.
- Ersetzt das unser EDI — oder ergänzt es?
- Es ergänzt. EDI-Anbindungen zu Großkunden bleiben, wie sie sind. Syntact übernimmt den Long Tail: die Mehrheit der Kunden, die nie EDI einführen werden und weiter per E-Mail, PDF oder Fax bestellen. Genau dort entsteht heute die Tipparbeit.
- Was unterscheidet Syntact von Workist, Esker oder Conexiom?
- Drei Dinge. Erstens der Preis, schwarz auf weiß: Die Plattform startet bei 800 € pro Monat, mit veröffentlichten Garantien — kein Angebot erst nach drei Sales-Calls. Zweitens die Tiefe: Syntact extrahiert nicht nur, sondern gleicht gegen Ihre Stammdaten ab und legt den Auftrag in Ihrem ERP an — inklusive Telefonbestellungen per Sprachdiktat. Drittens die Plattform: Nach der Auftragserfassung laufen Rechnungsprüfung, Lieferscheine oder Ihr Wissensassistent auf demselben Fundament, statt dass Sie das nächste Insel-Tool kaufen.
- Wie steht es um Datenschutz und Kundendaten?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Bestell- und Kundendaten bleiben in Ihren Systemen, Zugriffe folgen Ihrem Berechtigungskonzept. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte liefern wir mit.
- Was kostet die automatisierte Auftragserfassung?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup, Postfach- und ERP-Anbindung sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Bei 4 bis 8 Minuten Erfassungszeit pro Bestellung trägt sich die Lizenz ab wenigen Dutzend Bestellungen pro Tag.
Die nächste Bestellung kommt sicher. Die Frage ist, wer sie abtippt.
Minuten Kontrolle statt Stunden Tipparbeit — und kein Auftrag mehr, der wegen eines Zahlendrehers durch Retoure und Gutschrift läuft.