Die Bauakte, die sich selbst führt.
Baustellenfotos, Projekt-E-Mails und Dokumente landen automatisch am richtigen Projekt — mit Zeitstempel und Originaldatei. Gefunden wird per Frage: „Alle Fotos der Kellerabdichtung vor dem Verfüllen.“ Antwort in Sekunden statt in Stunden.
Dokumentiert wird alles. Gefunden wird nichts.
Die Daten existieren — auf Handys, in Postfächern, auf Laufwerken. Nur eben nicht dort, wo sie im entscheidenden Moment gebraucht werden: im Nachtrag, in der Mängelabwehr, bei der Übergabe.
Baustellenfotos liegen auf sieben Handys, in WhatsApp-Verläufen und unter C:\Fotos_final_neu. Wenn der Nachtrag verhandelt wird, findet niemand das eine Bild, das ihn beweist.
Zusagen, Anordnungen, Bedenkenanmeldungen: Der Schriftverkehr, der im Streitfall entscheidet, steckt in persönlichen Postfächern. Fällt der Kollege aus, ist die Akte weg.
Bauleiter und Techniker verbringen Stunden pro Woche damit, Dokumente, Fotos und Mails zu suchen statt zu bauen — pro Kopf und Jahr ein fünfstelliger Betrag.
Revisionsunterlagen und Übergabedokumentation entstehen in Wochen Handarbeit am Projektende — genau dann, wenn das Team schon auf der nächsten Baustelle steht und die Schlussrechnung wartet.
Eine Bauakte beweist ihren Wert Jahre später.
Beim Nachtrag, bei der Mängelrüge im vierten Gewährleistungsjahr, bei der Betriebsprüfung: Dann entscheidet nicht, ob dokumentiert wurde — sondern ob Sie es in Minuten vorlegen können.
Ohne Foto vom Ist-Zustand und die Mail mit der Anordnung ist ein Nachtrag eine Behauptung, die der Auftraggeber bestreitet. Mit beidem ist er eine Rechnung, die bezahlt wird.
Vier Jahre nach Abnahme kommt die Rüge. Jetzt entscheidet, ob Sie Abnahmeprotokoll, Herstellerfreigabe und das Foto der eingebauten Schicht in Minuten vorlegen — oder gar nicht.
Geschäftsbriefe, Rechnungen, Projektunterlagen: Je nach Dokumenttyp müssen Bauakten 6 bis 10 Jahre auffindbar bleiben. „Liegt irgendwo im Archiv“ erfüllt die Pflicht nicht.
Die Übergabe- und Revisionsdokumentation entsteht bei Syntact nebenbei — ab dem ersten Tag. Bei Abnahme drücken Sie auf „Zusammenstellen“ statt drei Wochen zu sammeln.
Was kostet Sie die Zeit, die Ihr Team mit Suchen verliert?
Konservative Rechnung: 44 Arbeitswochen/Jahr, nur Such- und Ablagezeit. Verlorene Nachträge, gescheiterte Mängelabwehr und die Wochen Handarbeit für die Übergabedokumentation sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Ablage abschaffen statt Ablage digitalisieren.
Kein neues Gerät, keine neue App, keine Ordnerdisziplin: Ihre Leute arbeiten weiter in Teams, Outlook und SharePoint. Die Bauakte entsteht im Hintergrund — vollständig und auffindbar.
Fotos wirft die Baustelle wie gewohnt in den Teams-Chat, Projekt-E-Mails laufen automatisch mit, Pläne und Protokolle liegen wie bisher in SharePoint. Niemand benennt Dateien um, niemand pflegt Ordnerbäume, niemand lernt eine neue App.
Die KI erkennt Projekt, Gewerk, Bauteil und LV-Bezug: Das Foto der Bewehrung landet bei Rohbau / Decke über EG, die Mail mit der Anordnung beim Nachtrag 07. Alles mit Zeitstempel und Originaldatei — die Akte bleibt revisionssicher.
„Alle Fotos der Kellerabdichtung vor dem Verfüllen.“ „Der Schriftverkehr zur Bemusterung Fassade.“ Der Foto-Finder antwortet in Sekunden — und die Übergabe- und Revisionsdokumentation stellt sich per Knopfdruck zusammen.
Kontrolle bleibt bei Ihnen: Die KI ordnet zu und schlägt vor — Berechtigungen, Freigaben und Löschregeln folgen Ihrem Microsoft 365.
DMS und Bau-Apps verwalten Dateien. Syntact versteht, was drin ist.
Eine Ablage, die auf Disziplin baut, verliert gegen jeden stressigen Bautag. Eine Akte, die sich selbst führt, gewinnt jeden Nachtrag, den sie belegt.
DMS-Projekte scheitern daran, dass Menschen Dateien einsortieren sollen. Bei Syntact sortiert die KI — Ihre Leute arbeiten weiter wie bisher, in Teams, Outlook und SharePoint.
Nicht Dateiname, nicht Ordner: Syntact erkennt, was ein Baustellenfoto zeigt. „Bewehrung Decke EG vor dem Betonieren“ findet das Bild — auch wenn es IMG_4711.jpg heißt.
Projektbezogener Schriftverkehr wird automatisch der richtigen Bauakte zugeordnet, statt in persönlichen Postfächern zu altern. Zusagen und Anordnungen bleiben auffindbar, auch wenn Leute gehen.
Keine WhatsApp-Insellösung, an der Ihre IT verzweifelt: Syntact läuft in Ihrem Microsoft 365 — mit Ihren Benutzern, Ihren Berechtigungen, Ihrer Ablage in SharePoint.
Zeitstempel, Originaldatei, Änderungshistorie: eine Bauakte, auf die Sie sich bei Nachträgen, Mängelrügen und in der Gewährleistung stützen können — bis zu zehn Jahre lang.
Nach der Bauakte laufen Bautagebuch, Rechnungsprüfung oder Ihr Wissensassistent auf derselben Plattform — ein Fundament, jeder weitere Use Case wird günstiger.
Ihre Systeme bleiben. Syntact verbindet sie.
Die Bauakte entsteht dort, wo Ihre Daten ohnehin liegen: Microsoft 365 als Fundament, AVA- und kaufmännische Systeme angebunden, bestehende Doku-Apps bleiben im Einsatz.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was GAEB DA XML oder ÖNORM A 2063 exportiert.
Wir tragen das Risiko. Sie behalten die Kontrolle.
Ein Bauakte-Pilot auf einem echten Bauvorhaben, mit Ihrem Foto- und Mail-Bestand — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre digitale Bauakte nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Wir indexieren ein laufendes Projekt samt Foto- und Mail-Bestand im Piloten — Sie sehen den Foto-Finder auf Ihren Daten, nicht auf unserem Demo-Datensatz.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Baudaten.
Syntact indexiert Baudaten wie BIM-Modelle (IFC) und macht sie in natürlicher Sprache abfragbar — dieselbe Plattform, die Ihre Bauakte führt und den Foto-Finder antreibt. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Pläne, Fotos, Mails und Berichte in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach der Bauakte: Bautagebuch, Rechnungsprüfung, Wissensassistent — gleiche Plattform
„Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.“
30 Minuten. Ihre Fotos. Eine Suchanfrage.
Kein Foliensatz: Bringen Sie ein laufendes Projekt mit — wir zeigen, wie der Foto-Finder und die automatische Mail-Ablage auf Ihren Daten arbeiten.
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- Ein konkreter 90-Tage-PilotplanSchritte, Zeitplan und was wir von Ihrer IT brauchen (wenig).
- Preis, schwarz auf weißPlattform, Implementierung, Garantien — keine Überraschungen.
- Techniker statt VertriebSie sprechen mit dem Solutions Architect, der den Piloten baut.
Fragen von Bauleitern, Geschäftsführern & IT.
Ihre Frage fehlt? Stellen Sie sie uns direkt.
Sie suchen zuerst das tägliche Berichtswesen? Zum digitalen Bautagebuch— gleiche Plattform, gleiche Garantien.
- Was ist eine digitale Bauakte?
- Die digitale Bauakte bündelt alle projektbezogenen Unterlagen eines Bauvorhabens an einem Ort: Pläne, Verträge, Schriftverkehr, Bautagesberichte, Fotos, Protokolle und Nachweise. Der Unterschied zur Papierakte oder zum Ordner-Chaos auf dem Server: Alles ist auffindbar, mit Zeitstempel versehen und für alle Berechtigten zugänglich. Bei Syntact kommt dazu, dass die Akte sich selbst führt — die KI ordnet Fotos, E-Mails und Dokumente automatisch dem richtigen Projekt und Vorgang zu.
- Bauakte oder Bauakt — ist das dasselbe?
- Ja. In Deutschland und der Schweiz heißt es „die Bauakte“, in Österreich „der Bauakt“ (bzw. der elektronische Bauakt). Gemeint ist dasselbe: die vollständige Projektdokumentation eines Bauvorhabens. Syntact führt den digitalen Bauakt genauso wie die digitale Bauakte — DACH-weit, DSGVO-konform, in Ihrer Microsoft-365-Umgebung.
- Wie lange muss eine Bauakte aufbewahrt werden?
- Kaufmännisch gelten 6 Jahre für Geschäftsbriefe (§ 257 HGB) und 8 Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen (seit 2025); steuerlich relevante Unterlagen bis zu 10 Jahre. Praktisch entscheidend ist die Gewährleistung: Bei Bauwerken 5 Jahre nach BGB, nach VOB/B 4 Jahre — und bei arglistig verschwiegenen Mängeln bis zu 10 Jahre. Eine Bauakte, die diese Fragen nach Jahren noch in Minuten beantwortet, ist bares Geld wert.
- Wie funktioniert der Foto-Finder?
- Syntact analysiert jedes Baustellenfoto inhaltlich: Was ist zu sehen, welches Gewerk, welches Bauteil, welcher Bauzustand? Zusammen mit Zeitstempel, Projektkontext und — wo vorhanden — LV-Bezug entsteht ein durchsuchbarer Index. Sie fragen in natürlicher Sprache („alle Fotos der Kellerabdichtung vor dem Verfüllen“) und bekommen die Treffer in Sekunden, egal wie die Datei heißt oder wer sie aufgenommen hat.
- Wie kommen E-Mails automatisch in die Bauakte?
- Syntact bindet sich an Ihr Microsoft 365 an und erkennt projektbezogenen Schriftverkehr anhand von Inhalt, Beteiligten und Projektkontext. Relevante Mails samt Anhängen werden der richtigen Bauakte zugeordnet — automatisch, im Hintergrund, mit Originaldatei. Persönliche und nicht projektbezogene Mails bleiben unangetastet; die Regeln dafür definieren Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
- Ist die digitale Bauakte rechtssicher und revisionssicher?
- Für die Bauakte gibt es keine Formvorschrift — entscheidend sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Syntact speichert Originaldateien mit Zeitstempel und Änderungshistorie in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung. Damit ist die digitale Akte im Streitfall deutlich belastbarer als verstreute Postfächer und Fotoordner, deren Herkunft niemand mehr belegen kann.
- Was bringt das bei Nachträgen und Mängelrügen konkret?
- Nachträge scheitern selten am Anspruch, sondern am Nachweis: Wer Ist-Zustand, Anordnung und Ausführung lückenlos belegen kann, setzt Nachträge durch, statt sie zu verhandeln. Bei Mängelrügen in der Gewährleistung gilt dasselbe umgekehrt — das Foto der fachgerecht eingebauten Schicht und die dokumentierte Freigabe wehren unberechtigte Forderungen ab. Syntact macht beides zu einer Suchanfrage statt zu einer Aktenausgrabung.
- Wir haben schon ein DMS bzw. eine Bau-App — warum noch Syntact?
- Ihr DMS bleibt. Das Problem ist nicht der Speicherort, sondern der Weg dorthin: Menschen legen unter Zeitdruck nicht ab, und ein DMS findet nur, was korrekt einsortiert und benannt wurde. Syntact automatisiert die Zuordnung und legt eine semantische Suchschicht über Ihre bestehende Ablage — SharePoint, Netzlaufwerk oder DMS. Bestehende Doku-Apps wie PlanRadar können ebenfalls bleiben; Syntact ist die Plattform darunter, keine weitere Insel.
- Wie aufwendig ist die Übergabe- und Revisionsdokumentation mit Syntact?
- Weil jedes Dokument, jedes Foto und jeder Nachweis von Tag eins an klassifiziert ist, ist die Übergabedokumentation kein Projekt am Projektende mehr. Syntact stellt Revisionsunterlagen und Bestandsdokumentation nach Ihrer Gliederung zusammen — was fehlt, zeigt eine Lückenliste, solange das Team noch auf der Baustelle ist und nicht drei Monate danach.
- Was unterscheidet Syntact von PlanRadar, Capmo & Co?
- Doku-Apps erfassen neue Daten in einer weiteren App — Syntact organisiert die Daten, die ohnehin entstehen, dort, wo sie entstehen: in Teams, Outlook und SharePoint. Niemand muss eine neue Oberfläche lernen oder Daten doppelt pflegen. Und der Foto-Finder durchsucht Inhalte, nicht Formulare: Er findet das Bild der Bewehrung, auch wenn es nie verschlagwortet wurde.
- Wie steht es um Datenschutz — gerade bei E-Mails?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Die Mail-Zuordnung folgt Regeln, die Sie festlegen; Berechtigungen kommen aus Ihrem Microsoft 365, Zugriffe werden protokolliert. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat liefern wir mit.
- Was kostet die digitale Bauakte von Syntact?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup und Indexierung eines Pilotprojekts sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Im Demo-Termin rechnen wir den Business Case mit Ihren Zahlen: Schon die Suchzeit weniger Techniker trägt die Lizenz — jeder durchgesetzte Nachtrag ist Zugabe.
Der nächste Nachtrag kommt sicher. Die Frage ist, ob Sie ihn beweisen können.
Eine Bauakte, die sich selbst führt — und in Sekunden das Foto, die Mail und den Nachweis liefert, der über Geld entscheidet.