Rechnungsverarbeitung ohne Tipparbeit: jede Eingangsrechnung erfasst, geprüft und vorkontiert — bevor sie jemand öffnet.
Syntact liest Eingangsrechnungen aus jedem Format — PDF, Scan, E-Mail-Anhang, ZUGFeRD/XRechnung —, extrahiert Kopf- und Positionsdaten, gleicht gegen Bestellung und Lieferant ab und legt die Rechnung zur Freigabe im ERP oder Buchhaltungssystem an. Ihr Team prüft — statt zu tippen.
Die Rechnung ist längst da. Erfasst wird sie, wenn jemand Zeit hat.
Nicht, weil Ihre Buchhaltung langsam ist — sondern weil zwischen Rechnungseingang und Buchungssystem ein Medienbruch sitzt, den bisher Menschen überbrücken. Bei jeder einzelnen Rechnung, jeden Tag aufs Neue.
Die eine Rechnung kommt als PDF per E-Mail, die nächste als Scan, die dritte auf Papier — und dann tippt jemand jede einzelne ab: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Positionen, Kostenstelle. Rechnung für Rechnung. Und morgen liegt der nächste Stapel im Postfach.
Postfach, Ausdruck, Unterschriftenmappe, Rückfrage, wieder Postfach: Die Freigabe-Odyssee dauert länger als das Zahlungsziel. 2–3 % Skonto sind weg — nicht, weil das Geld fehlt, sondern weil die Rechnung zu langsam durchs Haus kam.
Zahlendreher beim Abtippen, dieselbe Rechnung zweimal erfasst, die falsche Kostenstelle: Beim Erfassen merkt es niemand. Gefunden wird es beim Zahllauf, beim Monatsabschluss — oder wenn der Prüfer fragt, warum eine Rechnung doppelt bezahlt wurde.
In Deutschland gilt die B2B-E-Rechnungspflicht seit 2025 stufenweise — ZUGFeRD und XRechnung werden zum Normalfall. Wer heute PDFs abtippt, hat für strukturierte E-Rechnungen erst recht keinen Prozess. Der Umstieg kommt so oder so; die Frage ist nur, ob mit oder ohne Tipparbeit.
Eine abgetippte Rechnung kostet nie nur die neun Minuten.
Manuelle Rechnungserfassung hat zwei eingebaute Kosten: den Rückstand, der nie aufgeholt wird — und die stillen Fehler, die regelmäßig mitgebucht werden. Beide wachsen mit jedem Rechnungsstapel mit.
Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und noch einmal per Post — und wird zweimal erfasst und zweimal bezahlt. Ohne Dublettenprüfung fällt das erst auf, wenn der Lieferant gutschreibt. Oder gar nicht.
Aus 4.735 € werden 4.375 €, aus Kostenstelle 210 wird 120. Der Fehler sieht aus wie eine korrekte Buchung — bis der Zahllauf nicht stimmt oder die Auswertung auf der falschen Kostenstelle landet.
Verpasstes Skonto löst keine Fehlermeldung aus. Es steht auf keiner Liste und in keinem Report — es fehlt einfach. Bei jeder Rechnung, die zu lange in der Unterschriftenmappe liegt, aufs Neue.
Der Erfassungs-Rückstand wächst mit jedem Stapel: Rechnungen liegen unbearbeitet, Mahnungen kommen, Lieferanten rufen an — und die Buchhaltung verbringt ihre Zeit mit Klärfällen statt mit dem Abschluss.
Was kostet Sie die Rechnungserfassung, die keiner hinterfragt?
Konservative Rechnung: nur die reine Erfassungszeit. Verfallenes Skonto, die Kosten für Doppelzahlungen und die Klärfälle aus Mahnungen sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Rechnungen freigeben statt abtippen.
Kein Lieferantenportal, kein Pflichtformat, keine Umerziehung Ihrer Lieferanten: Rechnungen kommen weiter an, wie sie heute ankommen. Nur das Erfassen übernimmt die KI — eingebettet in Ihre bestehende Systemlandschaft.
E-Mail-Postfach, Scan, Upload oder E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung): Syntact liest den Rechnungseingang laufend mit — niemand sortiert, niemand tippt vor. Die Ein-Positions-Rechnung genauso wie die Sammelrechnung mit 80 Positionen.
Die KI extrahiert Kopf- und Positionsdaten, gleicht den Lieferanten gegen den Stamm ab, prüft auf Dubletten, stellt den Bestellbezug her und schlägt die Kontierung nach Ihrer Logik vor — Kostenstellen, Sachkonten, Steuerschlüssel.
Ihr Team sieht den fertigen Buchungsvorschlag neben dem Originalbeleg: Beträge, Positionen, Kontierung, markierte Auffälligkeiten. Freigeben, und die Rechnung geht in den Freigabe-Workflow und an ERP und FiBu. Aus Stunden Erfassung werden Minuten Kontrolle.
Freigabe bleibt bei Ihrem Team: Keine Rechnung wird gebucht ohne das Okay Ihrer Buchhaltung. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen.
OCR liest Text. Syntact macht aus jeder Rechnung einen geprüften Buchungsvorschlag.
Erkannte Beträge, die niemand gegen Bestellung, Lieferantenstamm und Kontierungslogik geprüft hat, sind nur der halbe Weg. Die freigegebene Buchung in ERP und FiBu ist das Ziel — alles davor ist Zwischenschritt.
PDF, Scan, E-Mail-Anhang, ZUGFeRD, XRechnung: Syntact liest, was Ihre Lieferanten schicken — ohne Template-Training pro Lieferant. Der 201. Lieferant funktioniert am ersten Tag genauso wie der erste.
Rechnungsnummer und Bruttobetrag kann jedes OCR. Syntact extrahiert die Positionen: Artikel, Mengen, Einzelpreise, Rabatte, Abschläge — die Ebene, auf der Bestellabgleich und Kontierung tatsächlich stattfinden.
Jede Rechnung wird gegen Bestellung und Lieferantenstamm abgeglichen: Stimmen Preise und Mengen? Gibt es den Lieferanten? Gab es diese Rechnung schon? Abweichungen werden markiert — nicht mitgebucht.
Kostenstellen, Sachkonten, Steuerschlüssel: Syntact kontiert nach Ihrer Buchungslogik vor — nicht nach einem generischen Schema. Ihr Kontenrahmen bleibt die Referenz, nicht unserer.
Die KI schlägt vor — gebucht wird nach Freigabe durch Menschen. Verdächtiger Betrag, fehlender Bestellbezug, mögliche Dublette: markiert und zur Entscheidung vorgelegt, mit dem Originalbeleg daneben.
Syntact ersetzt weder ERP noch Buchhaltungssystem: SAP, Business Central, BMD oder weclapp bleiben führend, DATEV-Export für den Steuerberater inklusive. Syntact ist die Strecke davor — vom Posteingang bis zum freigegebenen Buchungsvorschlag.
Ihr ERP/FiBu bleibt. Syntact füttert es.
Rechnungen kommen aus dem Postfach, geprüfte Buchungsvorschläge landen in ERP und Buchhaltung — per API oder Standardschnittstelle, mit Ihrem Lieferantenstamm als Referenz. Kein Systemwechsel, kein weiteres Datensilo.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was eine API oder ein Importformat für Belege hat.
Rechnungs-Pilot: Ihre nächsten 100 Eingangsrechnungen automatisch erfasst — in 14 Tagen.
Ein Pilot auf Ihrem echten Rechnungseingang, mit Ihrer Kontierungslogik und Ihrem Team — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre Rechnungsstrecke nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Rechnungseingang, Kontierungslogik und Ihr Freigabe-Workflow — eingerichtet, nicht verkauft.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Daten.
Genau dieser Mechanismus läuft bei McSHARK produktiv: Dokumente und Daten aus unterschiedlichsten Quellen, extrahiert und harmonisiert in einer semantischen Datenschicht — mit ROI ab dem ersten Anwendungsfall. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Rechnungen, Bestellungen und Stammdaten in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach den Rechnungen: Auftragserfassung, Stammdatenpflege, Wissensassistent — gleiche Plattform
„Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.“
30 Minuten. Ihre Rechnungen. Ein fertiger Buchungsvorschlag.
Kein Foliensatz: Bringen Sie echte Eingangsrechnungen mit — wir zeigen Ihnen, wie daraus geprüfte, vorkontierte Buchungsvorschläge werden. An Ihren Daten, nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Machbarkeit an Ihrem RechnungseingangLive-Demo auf Basis Ihrer Rechnungen — Formate, Sonderfälle, alles.
- Ein konkreter 90-Tage-PilotplanSchritte, Zeitplan und was wir von Ihrer IT brauchen (wenig).
- Preis, schwarz auf weißPlattform, Implementierung, Garantien — keine Überraschungen.
- Techniker statt VertriebSie sprechen mit dem Solutions Architect, der den Piloten baut.
- Was bedeutet Rechnungsverarbeitung automatisieren?
- Eingangsrechnungen — als PDF, Scan, E-Mail-Anhang oder E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) — werden von einer KI gelesen und strukturiert: Kopf- und Positionsdaten, Lieferant, Beträge, Steuersätze. Jede Rechnung wird gegen Bestellung und Lieferantenstamm geprüft, auf Dubletten kontrolliert und vorkontiert. Ihr Team prüft den Buchungsvorschlag und gibt frei — die Rechnung landet im ERP bzw. Buchhaltungssystem, ohne dass jemand tippt.
- Wir haben schon OCR und ein DMS. Was ist daran anders?
- Klassisches OCR erkennt Text — und braucht pro Lieferant eine gepflegte Vorlage, die beim nächsten Layout-Wechsel bricht. Syntact extrahiert Vorlagen-frei, inklusive Positionsdaten, und hört danach nicht auf: Lieferantenabgleich, Dublettenprüfung, Bestellbezug, Kontierungsvorschlag. Das DMS archiviert den Beleg — Syntact macht daraus einen geprüften Buchungsvorschlag. Beides zusammen ergibt den Prozess; das eine ersetzt das andere nicht.
- Funktioniert das mit ZUGFeRD, XRechnung und der E-Rechnungspflicht?
- Ja. Strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung werden direkt verarbeitet — und laufen durch dieselbe Prüfstrecke wie jedes PDF: Dubletten, Bestellbezug, Kontierung. Damit ist der Prozess für die E-Rechnungspflicht gebaut, die in Deutschland seit 2025 stufenweise im B2B gilt — und funktioniert gleichzeitig für die Papier- und PDF-Rechnungen, die noch jahrelang parallel kommen werden.
- Unsere Rechnungen sind kompliziert — viele Positionen, Rabatte, Abschläge. Geht das?
- Genau dafür ist die Positions-Extraktion da. Sammelrechnungen mit Dutzenden Positionen, Staffelrabatte, Abschlags- und Schlussrechnungen, Gutschriften: Syntact liest die Struktur, nicht nur die Summenzeile. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird markiert und zur Entscheidung vorgelegt statt geraten — im Piloten kalibrieren wir das an Ihren echten Rechnungen.
- Was passiert bei Dubletten und drohenden Doppelzahlungen?
- Jede eingehende Rechnung wird gegen den Bestand geprüft — über Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum. Kommt dieselbe Rechnung per E-Mail und noch einmal per Post, wird die zweite als mögliche Dublette markiert und nicht einfach durchgereicht. Die Entscheidung trifft Ihr Team; die Doppelzahlung passiert gar nicht erst.
- Bucht die KI selbstständig?
- Nein. Syntact erstellt Buchungsvorschläge — gebucht wird nach Freigabe durch Ihr Team. Unauffällige Rechnungen sind in Sekunden geprüft und freigegeben, Auffälligkeiten landen markiert in der Prüf-Queue, mit dem Originalbeleg daneben. Die Kontrolle bleibt, wo sie hingehört; nur die Tipparbeit verschwindet.
- Wie spielt das mit DATEV und unserem Steuerberater zusammen?
- Geprüfte und freigegebene Rechnungen werden inklusive Kontierung und Beleg an DATEV übergeben — Ihr Steuerberater bekommt saubere, vollständige Buchungssätze statt eines Belegstapels zum Nacherfassen. Wenn die FiBu im Haus läuft (BMD, Business Central, SAP), schreibt Syntact direkt dorthin. An der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ändert sich nichts — außer der Qualität der Übergabe.
- Das Tagesgeschäft läuft auf Anschlag — wir haben keine Zeit für ein Projekt.
- Der Pilot ist so gebaut, dass er neben dem Tagesgeschäft läuft: Unser Solutions Architect richtet die Strecke ein, Ihr Team liefert einen Stapel echter Eingangsrechnungen, Zugriff auf den Rechnungseingang und Feedback in kurzen Terminen. Und der beste Zeitpunkt ist genau jetzt — der Stapel, der gerade im Postfach liegt, wird sonst wieder von Hand abgetippt.
- Wen brauche ich intern — und was sage ich Geschäftsführung und IT?
- Der Geschäftsführung: eine Rechnung — Erfassungsstunden pro Jahr mal Stundensatz, plus verfallenes Skonto und das Risiko von Doppelzahlungen, gegen eine Lizenz ab 800 € pro Monat, die erst ab Produktivbetrieb läuft. Der IT: wenig Aufwand — ein Rechnungseingang (z. B. ein Postfach), eine Schnittstelle oder ein Exportformat zu ERP/FiBu und ein Auszug aus dem Lieferantenstamm. Die Einrichtung übernimmt unser Solutions Architect. Für beide gibt es den Demo-Termin mit Ihren echten Rechnungen.
- Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Rechnungs-, Lieferanten- und Buchungsdaten bleiben in Ihren Systemen, Zugriffe folgen Ihrem Berechtigungskonzept, jede Verarbeitung ist im Audit-Log nachvollziehbar. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte und Wirtschaftsprüfer liefern wir mit.
- Was kostet automatisierte Rechnungsverarbeitung?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup, Rechnungseingang und ERP/FiBu-Anbindung sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Zum Vergleich: Eine Woche Buchhaltungskraft pro Monat für reine Erfassungsarbeit kostet mehr — von verfallenem Skonto und Doppelzahlungen ganz zu schweigen.
Nicht nur Rechnungen: Auch Bestellungen kommen als PDF und E-Mail.
Dieselbe Plattform liest Ihren Bestelleingang mit und legt geprüfte Kundenaufträge im ERP an — zur Freigabe, nicht am Team vorbei.
Auftragserfassung automatisierenDer nächste Rechnungsstapel kommt sicher. Die Frage ist, wer ihn abtippt.
Minuten Kontrolle statt Stunden Erfassung — und kein Skonto mehr, das still in der Unterschriftenmappe verfällt.