Der Auftrag kommt per E-Mail. 30 Sekunden später steht er im TMS.
Syntact liest eingehende Transportaufträge — E-Mail-Text, PDF, Excel —, erkennt Ladestelle, Entladestelle, Termine, Referenzen und Fracht und legt den Auftrag als Entwurf in Ihrem TMS an. Ihre Disposition prüft, statt abzutippen.
"Hallo, bitte Donnerstag laden: 21 Paletten Maschinenteile, 14,2 t, ab Werk Linz (Tor 4, ab 06:00) nach 40213 Düsseldorf, Zustellung Freitag bis 12:00. Ref. PO-55812. Tauschpaletten. Danke!"
Ihre Disponenten sollen disponieren. Stattdessen tippen sie ab.
Die teuerste Stunde in der Spedition ist die, in der ein Disponent Daten aus einer E-Mail in Masken überträgt — während das Telefon klingelt und die Rückladung an den schnelleren Wettbewerber geht.
Der eine Kunde schickt ein sauberes PDF, der nächste eine formlose E-Mail, der dritte eine Excel-Tabelle mit eigenen Spaltenköpfen. Ihre Disposition übersetzt jeden davon von Hand ins TMS — Ladestelle, Entladestelle, Termine, Referenzen, Fracht.
Bei 50 Aufträgen am Tag sind das über vier Stunden reine Erfassung — mitten im Tagesgeschäft, während das Telefon klingelt und der Fahrer auf die Tour wartet. Disponiert wird in der Zeit nicht.
Falsche PLZ, vertauschtes Ladedatum, vergessene Referenz: Erfassungsfehler in der Disposition kosten Standgeld, Leerkilometer und im schlimmsten Fall den Kunden. Und sie passieren genau dann, wenn es hektisch ist.
Wer die Anfrage zuerst im System hat, gibt zuerst ein Angebot ab und plant zuerst. Ein Auftrag, der zwei Stunden ungelesen im Sammelpostfach liegt, ist oft schon an den Wettbewerber vergeben.
Ein Tippfehler in der Erfassung kostet nie nur den Tippfehler.
Manuelle Auftragserfassung hat zwei eingebaute Kosten: die Zeit, die sie immer kostet — und die Fehler und Verzögerungen, die im Tagesgeschäft zwangsläufig passieren. Beide wachsen mit jedem zusätzlichen Auftrag mit.
Aus 40213 wird 42103 — der LKW steht am falschen Werkstor. Standgeld, Umplanung, ein verärgerter Kunde: Ein Tippfehler in Sekunde drei kostet Stunden am Tourende.
Der Auftrag von 9:12 Uhr wird um 11 Uhr erfasst — die günstige Rückladung ist dann schon weg. Reaktionszeit ist in der Disposition bares Geld.
Fehlt die Referenznummer oder der Ansprechpartner an der Rampe, beginnt das Telefon-Pingpong: Kunde anrufen, E-Mail suchen, nachtragen. Multipliziert mit jedem unvollständig erfassten Auftrag.
Palettentausch nicht notiert, Lieferschein nicht auffindbar, CMR beim Fahrer: Was bei der Erfassung liegen bleibt, holt die Abrechnung am Monatsende doppelt ein.
Was kostet Sie die Erfassung, die keiner hinterfragt?
Konservative Rechnung: 250 Arbeitstage/Jahr, nur die reine Erfassungszeit. Falschanfahrten, Standgelder und die Rückladung, die der schnellere Wettbewerber bekommt, sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Aufträge prüfen statt abtippen.
Kein Kundenportal, kein neues Auftragsformular, keine Umerziehung Ihrer Kunden: Die Aufträge kommen weiter an, wie sie heute ankommen. Nur die Erfassung übernimmt die KI — eingebettet in Ihr TMS und Ihr Postfach.
E-Mail mit PDF, formloser Text, Excel-Anhang, Portal-Export: Syntact überwacht Ihr Dispo-Postfach und nimmt Aufträge entgegen, wie Ihre Kunden sie schicken. Niemand muss weiterleiten oder umbenennen.
Die KI erkennt Auftraggeber, Ladestelle, Entladestelle, Lade- und Liefertermine, Referenzen, Gewicht, Ladungsträger und Frachtbeschreibung — auch wenn jeder Kunde sein eigenes Format hat. Unklares wird markiert, nicht geraten.
Der fertige Auftrag steht als Entwurf in Ihrem TMS — neben der Original-E-Mail. Ihr Disponent prüft, korrigiert markierte Felder und übernimmt. 30 Sekunden statt 5 Minuten — und dann wird disponiert statt getippt.
Die Übernahme bleibt bei Ihrer Disposition: Kein Auftrag geht ungeprüft in die Tourenplanung. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen.
OCR liest Felder. Syntact versteht den Auftrag.
Klassische Beleg-Erkennung scheitert an der Realität der Spedition: formlose E-Mails, hundert Kundenformate, fehlende Angaben. Der Unterschied liegt darin, was nach dem Lesen passiert.
Die Hälfte der Aufträge steckt gar nicht im Anhang, sondern im E-Mail-Text: „Bitte Donnerstag 2 Paletten ab Werk Linz nach 40213 Düsseldorf.“ Syntact liest beides — den Anhang und die Mail selbst.
Hundert Auftraggeber, hundert Formate: Syntact braucht keine Vorlage pro Kunde. Der Neukunde von heute Nachmittag funktioniert ab seinem ersten Auftrag — die KI versteht den Inhalt, statt Koordinaten zu lernen.
Der Auftrag entsteht in Ihrem Transport-Management-System — nicht in einer Insel, aus der jemand Daten herüberkopiert. Ihre Disposition arbeitet weiter, wo sie heute arbeitet.
Fehlende Referenz, mehrdeutiger Termin, unleserliche Angabe: Syntact legt den Fall dem Disponenten zur Entscheidung vor — mit der Original-E-Mail daneben. Kein stilles Raten, das nachts um elf auffliegt.
Derselbe Mechanismus erfasst die Papiere nach dem Transport: Abliefernachweise, CMR-Frachtbriefe, Palettenscheine — strukturiert erfasst und dem Auftrag zugeordnet, bereit für die Abrechnung.
Die EU macht digitale Frachtdaten ab 2027 zur Pflicht: Behörden müssen elektronische Frachtinformationen akzeptieren, der eCMR kommt. Wer seine Auftragsdaten heute strukturiert, hat den Umstieg schon hinter sich.
Auch die Papiere danach: CMR, POD, Palettenschein.
Der Auftrag ist nur die erste Hälfte des Papierkriegs. Dieselbe Plattform erfasst die Dokumente nach der Zustellung — und macht die Abrechnung am Monatsende zur Suche von Sekunden statt Stunden.
Internationale Frachtbriefe mit Absender, Empfänger und Warenbeschreibung — erfasst, dem Auftrag zugeordnet und als Nachweis jederzeit abrufbar.
Unterschriebene PODs und Palettentausch-Belege landen strukturiert am Auftrag — die Abrechnung am Monatsende sucht nicht mehr, sie klickt.
Was der Fahrer von der Rampe mitbringt, wird per Foto erfasst und durchsuchbar archiviert — inklusive Abgleich gegen den Auftrag.
Ihr Wareneingang tippt auch noch ab? Lieferscheine digitalisieren — dieselbe Plattform, gedacht für Lager, Handel und Fertigung.
Ihr TMS bleibt. Syntact füttert es.
Aufträge kommen aus dem Postfach, Auftragsentwürfe landen in Ihrem TMS — per API oder Importformat, gemappt auf Ihre Felder und Masken. Kein Systemwechsel, kein Parallelbetrieb.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was eine API oder ein Importformat für Aufträge hat.
Wir tragen das Risiko. Sie behalten die Kontrolle.
Ein Pilot auf Ihrem echten Auftragseingang, mit Ihren Kunden-E-Mails und Ihrer Disposition — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre Auftragserfassung nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Postfach-Überwachung, Feld-Mapping auf Ihr TMS und Ihr Prüf-Workflow — eingerichtet, nicht verkauft.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem TMS? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Daten.
Syntact liest Belege und schreibt strukturierte Daten direkt ins Zielsystem — derselbe Mechanismus, der Ihre Auftrags-E-Mails zu TMS-Aufträgen macht. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Aufträge, Frachtpapiere und Stammdaten in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach den Transportaufträgen: Lieferscheine, Rechnungsprüfung, Wissensassistent — gleiche Plattform
„Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.“
30 Minuten. Ihre Auftrags-E-Mails. Ein fertiger TMS-Auftrag.
Kein Foliensatz: Bringen Sie fünf bis zehn echte Auftrags-E-Mails mit — gerne die unangenehmen mit Excel-Anhang und Sonderwünschen. Wir zeigen Ihnen, wie daraus TMS-Aufträge werden. An Ihren Aufträgen, nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Machbarkeit an Ihrem AuftragseingangLive-Demo auf Basis Ihrer E-Mails und PDFs — Formatvielfalt inklusive.
- Ein konkreter 90-Tage-PilotplanSchritte, Zeitplan und was wir von Ihrer IT brauchen (wenig).
- Preis, schwarz auf weißPlattform, Implementierung, Garantien — keine Überraschungen.
- Techniker statt VertriebSie sprechen mit dem Solutions Architect, der den Piloten baut.
- Was heißt Transportaufträge automatisieren — konkret?
- Eingehende Transportaufträge — E-Mail-Text, PDF-Anhang, Excel, Portal-Export — werden von der KI gelesen und als strukturierter Auftragsentwurf in Ihrem TMS angelegt: Auftraggeber, Ladestelle, Entladestelle, Termine, Referenzen, Gewicht, Ladungsträger, Fracht. Ihr Disponent prüft und übernimmt, statt abzutippen. Aus rund 5 Minuten Erfassung werden etwa 30 Sekunden Kontrolle.
- Unsere Aufträge kommen völlig unterschiedlich an — E-Mail, PDF, Excel. Geht das?
- Genau dafür ist Syntact gebaut. Die KI versteht den Inhalt, statt ein festes Layout zu erwarten: das saubere Speditionsauftrag-PDF genauso wie die formlose E-Mail „Bitte Donnerstag 2 Paletten ab Linz“. Auch der Neukunde mit dem hundertsten neuen Format funktioniert ab dem ersten Auftrag — ohne Vorlagen-Anlernen.
- Wie kommt der Auftrag in unser TMS?
- Per API oder Importformat: Syntact legt den Auftragsentwurf direkt in Ihrem Transport-Management-System an, mit Feld-Mapping auf Ihre Masken. Welches TMS Sie einsetzen, klären wir im ersten Gespräch — fehlt ein Connector, bauen wir ihn kostenlos, vertraglich zugesichert. Ihre Disposition arbeitet weiter im gewohnten System.
- Was passiert bei unklaren oder unvollständigen Aufträgen?
- Sie landen in einer Prüfliste: Der Disponent sieht den Auftragsentwurf neben der Original-E-Mail, markierte Felder — fehlende Referenz, mehrdeutiger Termin — sind hervorgehoben. Die KI schlägt vor, entschieden wird von Menschen. Nichts geht ungeprüft in die Tourenplanung.
- Wie schnell ist ein Auftrag nach Eingang im System?
- In der Regel unter einer Minute nach Eingang im Postfach steht der Entwurf im TMS. Das verändert die Reaktionszeit Ihrer Disposition: Angebot, Kapazitätsprüfung und Tourenplanung starten, während der Wettbewerber die E-Mail noch liest.
- Lohnt sich das für unsere Auftragsmenge?
- Als Faustregel: ab etwa 20 bis 30 manuell erfassten Aufträgen pro Tag. Bei 30 Aufträgen × 5 Minuten sind das 2,5 Stunden Erfassung täglich — konservativ 600 bis 1.000 € Personalkosten pro 1.000 Aufträge. Im Demo-Termin rechnen wir den Business Case mit Ihren Zahlen; darunter lohnt es sich oft trotzdem, wegen Fehlerkosten und Reaktionszeit.
- Können auch CMR, Lieferscheine und Abliefernachweise verarbeitet werden?
- Ja. Derselbe Mechanismus erfasst die Dokumente nach dem Transport: CMR-Frachtbriefe, unterschriebene Abliefernachweise, Palettenscheine, Wiegescheine — strukturiert erfasst und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Damit ist auch die Abrechnung schneller, nicht nur die Erfassung.
- Was bedeuten eFTI und eCMR für uns — und hilft Syntact dabei?
- Mit der eFTI-Verordnung müssen EU-Behörden ab 2027 elektronische Frachtinformationen akzeptieren; der digitale Frachtbrief (eCMR) wird zum Standard. Voraussetzung sind strukturierte Auftrags- und Frachtdaten — genau das, was Syntact aus Ihren heutigen E-Mails und PDFs erzeugt. Wer jetzt digitalisiert, erfüllt die Anforderungen nebenbei statt unter Zeitdruck.
- Wie lange dauert die Einführung — und was braucht unsere IT?
- Der Pilot ist auf 90 Tage bis zum Produktivbetrieb angelegt — garantiert. Von Ihrer IT brauchen wir wenig: Zugriff auf das Dispo-Postfach, eine TMS-Schnittstelle oder ein Importformat und einen Ansprechpartner für das Feld-Mapping. Eingerichtet wird das von unserem Solutions Architect, nicht von Ihrem Team nebenbei.
- Wie steht es um Datenschutz?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Auftrags- und Kundendaten bleiben in Ihrem Einflussbereich, Zugriffe folgen Ihrem Berechtigungskonzept, jede Änderung ist im Audit-Log nachvollziehbar. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte liefern wir mit.
- Was kostet das?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup, Postfach- und TMS-Anbindung sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Bei 5 Minuten Ersparnis pro Auftrag trägt sich die Lizenz ab wenigen Dutzend Aufträgen pro Tag.
Der nächste Auftrag kommt sicher. Die Frage ist, wer ihn abtippt.
30 Sekunden Kontrolle statt 5 Minuten Tipparbeit — und eine Disposition, die disponiert, während der Wettbewerber noch E-Mails überträgt.