Ware an der Rampe, Wareneingang im ERP — ohne Abtippen.
Syntact liest Ihre Lieferscheine — auch Durchschläge und Handschrift —, gleicht jede Position mit der offenen Bestellung ab und legt den Wareneingang zur Freigabe an. Ihr Team prüft Abweichungen, statt Belege abzutippen.
Die Ware ist längst im Regal. Der Lieferschein liegt noch im Stapel.
Nicht, weil Ihr Lager langsam ist — sondern weil zwischen Rampe und ERP ein Papierstapel sitzt, den bisher Menschen abtippen. Jeden Tag, bei jeder Lieferung.
Die Ware ist längst eingelagert — der Lieferschein liegt noch im Stapel. Jemand muss ihn sichten, die Bestellung heraussuchen und Position für Position abtippen. Drei bis sechs Minuten pro Beleg, jeden Tag, bei jeder Lieferung.
Ohne Abgleich an der Rampe wandert der Lieferschein ungeprüft in den Ordner. Die fehlenden zwei Kartons entdeckt Wochen später die Rechnungsprüfung — wenn die Reklamationsfrist vorbei ist und niemand mehr weiß, was wirklich ankam.
Physisch ist die Ware da, im System noch nicht. Verkauf verspricht Liefertermine und Produktion plant Material auf Basis von Zahlen, die erst stimmen, wenn der Stapel abgearbeitet ist — abends, oder morgen.
Reklamation, Jahresabschluss, Audit: Dann blättert jemand durch Ordner und sucht den einen Beleg. Durchschläge verblassen, Zettel verschwinden — und der Nachweis, was geliefert wurde, hängt an Papier.
Eine unbemerkte Fehlmenge kostet nie nur die Fehlmenge.
Manuelle Lieferschein-Erfassung hat zwei eingebaute Kosten: die Zeit, die sie immer kostet — und die Abweichungen, die sie regelmäßig übersieht. Beide wachsen mit jeder zusätzlichen Lieferung mit.
Der Fahrer wartet, die Rampe ist voll — abgezeichnet wird pauschal. Ob wirklich 48 Kartons kamen oder 46, prüft in dem Moment niemand. Der Lieferschein sagt 48, der Bestand glaubt es.
Die Rechnung über 48 wird bezahlt, die Nachbestellung kommt zu spät, die Inventur findet die Differenz — und keiner kann mehr belegen, wo sie herkommt. Dieselbe Fehlmenge kostet dreimal.
Solange der Wareneingang nicht gebucht ist, ist die Ware für Verkauf und Produktion unsichtbar. Lieferbereitschaft und Materialplanung rechnen mit dem Stand von gestern.
Bei Reklamation oder Audit beginnt die Blätterei: Welcher Ordner, welcher Monat, welcher Lieferant? Ein digital erfasster Lieferschein ist in Sekunden gefunden — mit jeder Position durchsuchbar.
Was kostet Sie das Abtippen, das keiner hinterfragt?
Konservative Rechnung: 220 Arbeitstage/Jahr, nur die reine Erfassungszeit. Unbemerkte Fehlmengen, doppelt bezahlte Rechnungen und die Suchzeit im Ordnerregal sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Lieferscheine prüfen statt abtippen.
Kein Lieferantenportal, kein neues Belegformat, keine Umerziehung Ihrer Lieferanten: Die Lieferscheine kommen weiter an, wie sie heute ankommen. Nur die Erfassung übernimmt die KI — eingebettet in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Foto von der Rampe, Scanner im Büro, PDF oder Lieferavis im Postfach: Syntact nimmt Lieferscheine, wie sie kommen — auch Durchschläge, Stempel und handschriftliche Vermerke. Niemand muss etwas umbenennen oder sortieren.
Die KI erkennt Lieferant, Lieferschein-Nummer, Positionen, Mengen und Einheiten — und gleicht jede Position mit der offenen Bestellung in Ihrem ERP ab. Fehlmengen, Mehrlieferungen und unbekannte Artikel werden markiert statt geraten.
Ihr Team sieht den fertigen Wareneingang neben dem Originalbeleg: Abweichungen entscheiden, freigeben — gebucht. Das Original liegt digital am Vorgang, durchsuchbar bis auf die einzelne Position.
Die Buchung bleibt bei Ihrem Team: Kein Wareneingang entsteht ohne das Okay Ihres Lagers. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen.
Scan-Apps machen aus Papier PDFs. Syntact macht daraus einen geprüften Wareneingang.
Ein digitalisierter Lieferschein, den niemand gegen die Bestellung geprüft hat, ist nur der halbe Weg. Der gebuchte Wareneingang im ERP ist das Ziel — alles davor ist Zwischenschritt.
Einen Lieferschein zu scannen ist keine Kunst. Ihn Position für Position gegen die offene Bestellung zu prüfen — Mengen, Einheiten, Artikelnummern — ist die Arbeitsersparnis. Genau das unterscheidet Syntact von Scan-Apps mit Excel-Export.
An der Rampe kommt kein sauberes PDF an: Durchschlagpapier, Stempel, handschriftlich korrigierte Mengen. Syntact liest, was da ist — und markiert, was unleserlich bleibt, statt zu raten.
Der Wareneingang entsteht in Ihrem bestehenden System — nicht in einer Insel, aus der jemand CSV-Dateien herüberträgt. Ihr Lager arbeitet weiter, wo es heute arbeitet.
Hundert Lieferanten, hundert Layouts: Syntact braucht keine Vorlage pro Lieferant. Neue Lieferanten funktionieren ab dem ersten Beleg — die KI versteht den Beleg, statt Koordinaten auswendig zu lernen.
Fehlmenge, Mehrlieferung, unbekannter Artikel, unleserliche Zahl: Syntact legt den Fall Ihrem Team zur Entscheidung vor — mit dem Originalbeleg daneben. Vertrauen entsteht durch Kontrolle, nicht durch Blackbox.
Nach den Lieferscheinen laufen Auftragserfassung, Rechnungsprüfung oder Ihr Wissensassistent auf derselben Plattform — ein Fundament, jeder weitere Use Case wird günstiger.
Nach dem Wareneingang: der Rest Ihres Warenflusses.
Der Mechanismus, der Lieferscheine zu geprüften Wareneingängen macht, liest auch Bestellungen und Preislisten. Ein Fundament — jeder weitere Use Case wird günstiger.
Bestellungen aus E-Mail, PDF und Fax landen als geprüfte Auftragsentwürfe im ERP — die andere Seite Ihres Warenflusses.
Preislisten und Kataloge aus PDF, Excel und Datanorm werden gegen Ihren Artikelstamm abgeglichen — ein Golden Record in ERP und PIM.
Ihr ERP bleibt. Syntact füttert es.
Lieferscheine kommen von der Rampe, Wareneingänge landen im ERP — per API oder Standardschnittstelle, mit Ihren offenen Bestellungen als Referenz. Kein Systemwechsel, kein Parallelbetrieb.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was eine API oder ein Importformat für Wareneingänge hat.
Wir tragen das Risiko. Sie behalten die Kontrolle.
Ein Lieferschein-Pilot auf Ihrem echten Wareneingang, mit Ihren Belegen und Ihrem Lagerteam — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre Lieferschein-Erfassung nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Scan- und Postfach-Anbindung, Bestellabgleich und Ihr Freigabe-Workflow — eingerichtet, nicht verkauft.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Belegen.
Syntact liest Belege und schreibt die strukturierten Daten direkt ins Zielsystem — derselbe Mechanismus, der Ihre Lieferscheine zu Wareneingängen macht, läuft heute im Produktivbetrieb. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Lieferscheine, Bestellungen und Stammdaten in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach den Lieferscheinen: Auftragserfassung, Rechnungsprüfung, Wissensassistent — gleiche Plattform
Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.
Erst live sehen, wie es funktioniert. Dann: Ihre Demo mit Ihren Daten.
Zwei Schritte, kein Risiko: erst ein 30-Minuten-Gespräch mit Live-Demo — dann, wenn es passt, eine individuelle Demo, die wir kostenlos mit Ihren Daten vorbereiten.
- 1Heute buchen: 30 MinutenLive-Demo an einem echten Beispiel: Ein fotografierter Lieferschein wird zum geprüften Wareneingang. Dazu klären wir Ihre Anforderungen — und sagen ehrlich, ob es passt.
- 2Danach: Ihre Demo. Ihre Daten.Wir bereiten kostenlos eine individuelle Demo mit Ihren Unterlagen vor — fertig in einer Woche, präsentiert in 60 Minuten.
- CEO von Brainformance IT-Services — Wien, seit 2012
- Pimcore Gold Partner: B2B-Portale, Stammdaten & Prozessautomatisierung
- Digitalisierungsprojekte vom Mittelstand bis zum Konzern
Im Termin sprechen Sie direkt mit einem Experten — kein Vertriebs-Callcenter.
- Was heißt Lieferscheine digitalisieren — nur einscannen?
- Einscannen ist der kleinste Teil. Digitalisieren heißt bei Syntact: Der Lieferschein wird per Foto, Scan oder PDF erfasst, die KI liest Lieferant, Belegnummer und alle Positionen mit Mengen und Einheiten aus, gleicht sie mit der offenen Bestellung in Ihrem ERP ab und legt den Wareneingang zur Freigabe an. Das Original liegt digital am Vorgang — durchsuchbar, revisionssicher, ohne Ordnerregal.
- Funktioniert das auch mit Handschrift, Durchschlägen und Stempeln?
- Ja. Lieferscheine an der Rampe sind selten saubere PDFs: Durchschlagpapier, Knicke, Stempel, handschriftlich korrigierte Mengen. Die KI liest auch gut lesbare Handschrift und markiert, was unleserlich bleibt — geraten wird nicht. Im Demo-Termin zeigen wir das an Ihren echten Lieferscheinen, nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Wie funktioniert der Abgleich mit unseren Bestellungen?
- Syntact sucht zur erkannten Lieferung die offene Bestellung in Ihrem ERP — über Bestellnummer, Lieferant oder Referenzen — und prüft Position für Position: bestellte gegen gelieferte Menge, Artikelnummern, Einheiten. Fehlmengen, Mehrlieferungen und unbekannte Positionen werden markiert und Ihrem Team zur Entscheidung vorgelegt. So fällt die Abweichung an der Rampe auf — nicht erst bei der Rechnungsprüfung.
- Was passiert bei Abweichungen — Fehlmengen, Mehrlieferungen, falsche Artikel?
- Sie landen in einer Prüfliste: Ihr Team sieht den Wareneingangsentwurf neben dem Originalbeleg, entscheidet die markierten Punkte und gibt frei. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen. Für saubere Standardlieferungen lässt sich auf Wunsch eine vollautomatische Buchung aktivieren, sobald das Vertrauen im Pilotbetrieb erarbeitet ist.
- Müssen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage anlernen?
- Nein. Syntact arbeitet ohne Vorlagen-Anlernen pro Lieferant: Die KI versteht den Beleg inhaltlich, statt Feldkoordinaten auswendig zu lernen. Hundert Lieferanten mit hundert Layouts sind der Normalfall — und ein neuer Lieferant funktioniert ab dem ersten Lieferschein.
- Welche ERP- und Lagersysteme unterstützt Syntact?
- Angebunden wird Ihr bestehendes System — nicht ersetzt. Typische Anbindungen sind SAP S/4HANA, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas, Sage, weclapp oder Odoo, per API oder Standardschnittstelle; ebenso Lager- und WMS-Lösungen mit API oder Importformat. Fehlt ein Connector, bauen wir ihn kostenlos — vertraglich zugesichert.
- Wie lange dauert die Einführung — und was braucht unsere IT?
- Der Pilot ist auf 90 Tage bis zum Produktivbetrieb angelegt — garantiert. Von Ihrer IT brauchen wir wenig: einen Weg, wie Lieferscheine ankommen (Scanner, Fotos, ein Postfach), eine ERP-Schnittstelle oder ein Exportformat und Zugriff auf offene Bestellungen. Eingerichtet wird das von unserem Solutions Architect, nicht von Ihrem Team nebenbei.
- Ab wie vielen Lieferscheinen pro Tag lohnt sich das?
- Als Faustregel: ab etwa 25 bis 30 manuell erfassten Lieferscheinen pro Tag. Bei 30 Belegen × 4 Minuten sind das zwei Stunden Tipparbeit täglich — auf das Jahr gerechnet deutlich mehr, als die Plattform kostet. Dazu kommen die Fehlmengen, die heute unbemerkt durchrutschen. Im Demo-Termin rechnen wir den Business Case mit Ihren Zahlen.
- Was ist mit Lieferscheinen, die vorab per E-Mail als PDF kommen?
- Derselbe Mechanismus. Syntact überwacht Ihr Postfach und erfasst Anhänge automatisch: Das PDF wird gelesen, der offenen Bestellung zugeordnet und der Wareneingang vorbereitet — bevor der LKW auf dem Hof steht. Bei der Anlieferung gleicht Ihr Team nur noch ab, was wirklich angekommen ist.
- Wie steht es um Datenschutz und Revisionssicherheit?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Belege werden unveränderbar am Vorgang archiviert, Zugriffe folgen Ihrem Berechtigungskonzept, jede Änderung ist im Audit-Log nachvollziehbar. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte liefern wir mit.
- Was kostet die Lieferschein-Digitalisierung?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup, Scan-/Postfach- und ERP-Anbindung sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Bei 3 bis 6 Minuten Erfassungszeit pro Beleg trägt sich die Lizenz ab wenigen Dutzend Lieferscheinen pro Tag.
Der nächste LKW kommt sicher. Die Frage ist, wer den Lieferschein abtippt.
Minuten Kontrolle statt Stunden Tipparbeit — und keine Fehlmenge mehr, die erst bei der Rechnungsprüfung auffällt, wenn die Reklamationsfrist vorbei ist.