Stammdatenpflege automatisieren: 200 Lieferanten schicken Preislisten — ab jetzt tippt sie niemand mehr ein.
Syntact liest Preislisten, Kataloge und Änderungsmitteilungen in jedem Format, mappt sie auf Ihr Artikelmodell, prüft Dubletten gegen den Artikelstamm und hält ERP und PIM zur Freigabe aktuell. Ihr Team prüft — statt zu tippen.
Der Lieferant hat längst erhöht. Ihr System weiß noch nichts davon.
Nicht, weil Ihr Stammdaten-Team langsam ist — sondern weil zwischen Lieferantenformat und Artikelstamm ein Medienbruch sitzt, den bisher Menschen überbrücken. Bei jeder Preisrunde, bei jedem Update.
Die neue Preisliste kommt als PDF, die Konditionsänderung als Excel, der Katalog mit 4.000 Artikeln obendrauf — und dann pflegt jemand alles von Hand nach: EK, UVP, Staffeln, Attribute. Artikel für Artikel. Und nächste Woche liegt das nächste Update im Postfach.
Der Lieferant hat zum Ersten erhöht, im System steht der alte Preis: Der Artikel verkauft sich normal weiter — nur eben mit stiller Minus-Marge. Gefunden wird das Monate später beim Jahresabschluss. Wenn überhaupt.
EDI rechnet sich erst ab großen Volumen. Die anderen 200 Lieferanten schicken Preislisten als PDF und Excel — und für die gibt es keinen Importweg, nur Tipparbeit. Genau dort veralten Ihre Artikelstammdaten am schnellsten.
Einmal über die EAN angelegt, einmal über die Lieferantennummer, einmal von Hand: Ohne Dublettenprüfung gibt es keinen Golden Record — und jede Auswertung, jede Bestellung und jeder Preis hängt davon ab, welchen der drei Datensätze jemand erwischt.
Ein veralteter Einkaufspreis kostet nie nur einen Tippfehler.
Manuelle Stammdatenpflege hat zwei eingebaute Kosten: den Rückstand, der nie aufgeholt wird — und die stillen Fehler, die sie regelmäßig in den Artikelstamm schreibt. Beide wachsen mit jeder Preisrunde mit.
Komma verrutscht, VE mit Stück verwechselt — oder die Preisliste bleibt schlicht liegen. Im Pflege-Rückstand fällt beides nicht auf. Der Artikel geht mit dem falschen Stand in Shop, Preisliste und jede Bestellung.
Ein veralteter Einkaufspreis löst keine Fehlermeldung aus. Er verkauft nur monatelang mit — bei jedem Auftrag, in jedem Kanal. Stammdatenfehler sind die teuersten Fehler, weil sie niemand meldet.
Zwischen „Preisliste eingetroffen“ und „Preisliste eingepflegt“ liegen Wochen. In dieser Zeit kalkuliert der Einkauf mit alten Konditionen und der Verkauf mit alten Preisen — auf Daten, die längst nicht mehr stimmen.
Derselbe Artikel dreimal angelegt, Attribute mal gepflegt, mal leer, Einheiten je nach Erfasser: Ohne Dublettenprüfung wird der Datenbestand mit jedem Update schlechter — und von einem Golden Record kann keine Rede sein.
Was kostet Sie die Stammdatenpflege, die keiner hinterfragt?
Konservative Rechnung: nur die reine Pflegezeit. Margenverluste durch veraltete Einkaufspreise, Kalkulationen auf altem Stand und die Aufräumkosten für Dubletten sind hier noch gar nicht eingerechnet.
Updates freigeben statt einpflegen.
Kein Lieferantenportal, kein Pflichtformat, keine Umerziehung Ihrer Lieferanten: Preislisten und Kataloge kommen weiter an, wie sie heute ankommen. Nur das Einpflegen übernimmt die KI — eingebettet in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Excel-Preisliste, PDF-Katalog, Datanorm, BMEcat oder der Anhang in der Lieferanten-Mail: Syntact liest den Eingang laufend mit — niemand konvertiert, niemand baut Mapping-Dateien. Das Update mit 40 Positionen genauso wie der Katalog mit 40.000.
Die KI erkennt Artikel, Attribute, Einheiten, Staffelpreise und Varianten — und mappt alles auf Ihr Artikelmodell. Jeder Datensatz wird per Dublettenprüfung gegen den Bestand abgeglichen: Vorhandene Artikel werden aktualisiert statt neu angelegt, fehlende Attribute mit Quellenangabe ergänzt.
Ihr Team sieht das fertige Update als Vorschlag: geänderte Preise, neue Artikel, markierte Ausnahmen — neben der Originalquelle. Freigeben, und der Golden Record in ERP und PIM ist wieder aktuell. Aus Wochen Tipparbeit werden Minuten Kontrolle.
Freigabe bleibt bei Ihrem Team: Kein Update landet im Stamm ohne das Okay Ihrer Stammdaten-Verantwortlichen. Die KI schlägt vor — entschieden wird von Menschen.
Import-Tools brauchen saubere Dateien. Syntact macht aus jeder Preisliste saubere Stammdaten.
Extrahierte Zeilen, die niemand gegen Artikelmodell, Bestand und Preislogik geprüft hat, sind nur der halbe Weg. Der freigegebene Golden Record im ERP/PIM ist das Ziel — alles davor ist Zwischenschritt.
PDF-Preisliste, Excel in jeder Spaltenlogik, Datanorm, BMEcat, Anhang aus der E-Mail: Syntact liest, was Ihre Lieferanten schicken. EDI bleibt, wo es sich rechnet — für die 200 Lieferanten ohne EDI übernimmt Syntact.
Gemappt wird auf Ihre Warengruppen, Merkmale und Einheiten — nicht auf ein Standardschema, das hinterher wieder jemand umbiegen muss. Ihre Datenlogik bleibt die Referenz, nicht unsere.
Jeder Artikel wird gegen den Bestand geprüft: EAN, Lieferantenartikelnummer, Bezeichnung. Bestehende Artikel werden aktualisiert statt dupliziert — aus drei Datensätzen wird ein Golden Record, und der Stamm wird mit jedem Update sauberer.
Fehlende Attribute ergänzt Syntact aus Katalog und weiteren Lieferantenunterlagen — und zeigt zu jedem Wert, woher er stammt. Kein stilles Raten: Jede Ergänzung bleibt nachvollziehbar.
Die KI schlägt vor — freigegeben wird von Menschen. Unklare Einheit, verdächtiger Preissprung, mögliches Duplikat: markiert und zur Entscheidung vorgelegt, mit der Originalquelle daneben.
Syntact ist kein PIM-Ersatz und kein weiteres Datensilo: Akeneo, Pimcore, SAP, Dynamics oder JTL bleiben führend — Syntact ist die Zulieferschicht, die sie endlich zuverlässig aktuell hält.
Ihr ERP/PIM bleibt. Syntact hält es aktuell.
Preislisten kommen aus dem Postfach, geprüfte Updates landen in ERP und PIM — per API oder Standardschnittstelle, mit Ihrem Artikelstamm als Referenz. Kein Systemwechsel, kein weiteres Datensilo.
Fehlende Connectoren bauen wir kostenlos — vertraglich zugesichert. Kompatibel mit allem, was eine API oder ein Importformat für Artikeldaten hat.
Stammdaten-Pilot: Ihre erste Lieferanten-Preisliste komplett eingepflegt — in 14 Tagen.
Ein Pilot auf Ihrem echten Preislisten-Eingang, mit Ihrem Artikelmodell und Ihrem Team — zu Konditionen, bei denen Nichtstun die teuerste Option ist.
Läuft Ihre Produktdaten-Strecke nach 90 Tagen nicht produktiv, arbeiten wir kostenlos weiter, bis es so weit ist.
Sie zahlen keine Plattform-Lizenz, solange der Pilot nicht produktiv läuft. Das Risiko liegt bei uns.
Katalogeingang, Artikelmodell-Mapping und Ihr Freigabe-Workflow — eingerichtet, nicht verkauft.
90 Tage direkter Draht zu der Person, die Ihren Use Case baut — kein Ticketsystem, kein Callcenter.
Geht der Pilot nicht in Produktion, zahlen Sie nur die Hälfte der Implementierung.
Fehlt eine Schnittstelle zu Ihrem System? Wir bauen sie kostenlos — vertraglich zugesichert.
Der Mechanismus läuft bereits — bei echten Kunden, mit echten Daten.
Genau dieser Use Case läuft bei McSHARK produktiv: Produkt-, Preis- und Logistikdaten aus unterschiedlichsten Quellen, harmonisiert in einer semantischen Datenschicht — mit ROI ab dem ersten Anwendungsfall. Syntact ist die KI-Foundation-Plattform für Unternehmen: ein Fundament für jeden Use Case, betrieben in der EU, bis hin zu On-Premises.
- Preislisten, Kataloge und Artikelstamm in einer semantischen Datenschicht
- Berechtigungen & Audit-Log auf jeder Ebene
- Nach den Stammdaten: Auftragserfassung, Rechnungsprüfung, Wissensassistent — gleiche Plattform
„Mit Syntact haben wir unsere Produkt-, Preis- und Logistikdaten vollständig vereinheitlicht — und schon mit dem ersten Use Case einen ROI erzielt.“
30 Minuten. Ihre Preisliste. Ein fertiges Stammdaten-Update.
Kein Foliensatz: Bringen Sie eine echte Lieferanten-Preisliste oder einen Katalog mit — wir zeigen Ihnen, wie daraus geprüfte Artikelstammdaten werden. An Ihren Daten, nicht an unserem Demo-Datensatz.
- Machbarkeit an Ihrem Preislisten-EingangLive-Demo auf Basis Ihrer Preislisten — Formate, Sonderfälle, alles.
- Ein konkreter 90-Tage-PilotplanSchritte, Zeitplan und was wir von Ihrer IT brauchen (wenig).
- Preis, schwarz auf weißPlattform, Implementierung, Garantien — keine Überraschungen.
- Techniker statt VertriebSie sprechen mit dem Solutions Architect, der den Piloten baut.
- Was bedeutet Stammdatenpflege automatisieren?
- Lieferantenpreislisten, Kataloge und Änderungsmitteilungen — als PDF, Excel, Datanorm oder BMEcat — werden von einer KI gelesen und strukturiert: Artikel, Attribute, Einheiten, Staffelpreise, Varianten. Die Daten werden auf Ihr Artikelmodell gemappt, per Dublettenprüfung gegen den Artikelstamm abgeglichen und zur Freigabe in ERP und PIM geschrieben. Ihr Team prüft und gibt frei — die Artikelstammdaten bleiben laufend aktuell, ohne Tipparbeit.
- Wir haben EDI mit unseren größten Lieferanten. Wozu dann Syntact?
- EDI behalten — es rechnet sich aber erst ab großen Volumen: Anbindung, Abstimmung und Pflege lohnen sich nur für die Top-Lieferanten. Für die 200 kleineren, die Preislisten als PDF und Excel schicken, gibt es das hier. Syntact ist der Automatisierungsweg für den Long Tail — ohne dass ein einziger Lieferant sein Format ändern muss.
- Funktioniert das mit Datanorm und BMEcat?
- Ja. Strukturierte Formate wie Datanorm und BMEcat werden direkt verarbeitet — inklusive der Fälle, in denen Lieferanten den Standard kreativ auslegen. Der größere Hebel liegt aber bei den unstrukturierten Formaten: PDF-Kataloge, Excel-Preislisten in immer neuer Spaltenlogik und Anhänge aus der E-Mail, für die es heute gar keinen Importweg gibt.
- Unser Artikelmodell ist speziell — Varianten, Staffelpreise, eigene Merkmale. Passt das?
- Genau dafür ist das Mapping da. Im Piloten definieren wir gemeinsam Ihr Zielmodell: Warengruppen, Merkmalsleisten, Einheitenlogik, Variantenstruktur. Syntact mappt jede Preisliste und jeden Katalog auf dieses Modell — nicht auf ein generisches Schema. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird zur Entscheidung vorgelegt statt geraten.
- Was ist ein Golden Record — und wie kommen wir dahin?
- Ein Golden Record ist der eine verlässliche Datensatz pro Artikel: aktueller EK und UVP, geprüfte Attribute, eine Einheitenlogik, keine Dubletten. Syntact baut ihn nicht in einem Big-Bang-Projekt, sondern laufend: Jedes Update wird per Dublettenprüfung gegen den Bestand abgeglichen, Konflikte werden zur Entscheidung vorgelegt, und jede Freigabe macht den Stamm sauberer.
- Was passiert mit Dubletten und bereits vorhandenen Artikeln?
- Jeder Artikel wird gegen Ihren Bestand geprüft — über EAN, Lieferantenartikelnummer und Bezeichnungs-Matching. Vorhandene Artikel werden aktualisiert, etwa mit neuen Preisen, neue werden angelegt, unsichere Fälle landen markiert in der Prüfliste. So wächst der Stamm kontrolliert statt wild — Dublettenprüfung inklusive, bei jedem einzelnen Update.
- Unsere Daten sind ehrlich gesagt ein Chaos. Müssen wir erst aufräumen?
- Nein — das Aufräumen ist Teil des Mechanismus. Der Abgleich gegen den Artikelstamm findet Dubletten und Lücken, die Anreicherung füllt fehlende Attribute mit Quellenangabe, und jede Freigabe verbessert den Bestand. Wer wartet, bis die Daten sauber sind, bevor er automatisiert, wartet für immer. Es funktioniert genau andersherum.
- Worin unterscheidet sich das von einem PIM-Projekt?
- Ein PIM-Projekt gibt Ihrem Produktdatenmanagement ein besseres Zuhause — aber es füllt sich nicht von selbst und hält sich nicht von selbst aktuell. Syntact ersetzt kein PIM und führt keins ein: Ihr ERP oder PIM bleibt führend, Syntact automatisiert die laufende Zulieferung — von der Lieferanten-Preisliste bis zum freigegebenen Datensatz. Wenn Sie schon Akeneo oder Pimcore haben, wird es dadurch wertvoller, nicht überflüssig.
- Das Tagesgeschäft läuft auf Anschlag — wir haben keine Zeit für ein Projekt.
- Der Pilot ist so gebaut, dass er neben dem Tagesgeschäft läuft: Unser Solutions Architect richtet die Strecke ein, Ihr Team liefert eine Preisliste, einen Stammdaten-Auszug und Feedback in kurzen Terminen. Und der beste Zeitpunkt ist genau jetzt — die Preisliste, die gerade im Postfach liegt, wird sonst wieder von Hand eingepflegt.
- Wen brauche ich intern — und was sage ich Geschäftsführung und IT?
- Der Geschäftsführung: eine Rechnung — Pflegestunden pro Jahr mal Stundensatz, plus die Margenverluste durch veraltete Einkaufspreise, gegen eine Lizenz ab 800 € pro Monat, die erst ab Produktivbetrieb läuft. Der IT: wenig Aufwand — ein Preislisten-Eingang (z. B. ein Postfach), eine Schnittstelle oder ein Importformat zu ERP/PIM und ein Stammdaten-Auszug. Die Einrichtung übernimmt unser Solutions Architect. Für beide gibt es den Demo-Termin mit Ihren echten Daten.
- Wie steht es um Datenschutz und unsere Lieferantendaten?
- Syntact wird DSGVO-konform in der EU betrieben — auf Wunsch in Ihrer eigenen Cloud oder on-premises. Preislisten-, Konditions- und Artikeldaten bleiben in Ihren Systemen, Zugriffe folgen Ihrem Berechtigungskonzept. Unterlagen für Datenschutzbeauftragte und Einkauf liefern wir mit.
- Was kostet automatisierte Stammdatenpflege?
- Die Plattform startet bei 800 € pro Monat — die Lizenz läuft erst ab Produktivbetrieb. Setup, Preislisten-Eingang und ERP/PIM-Anbindung sind im Pilotpaket enthalten, die Implementierung ist mit der 50/50-Garantie abgesichert. Eine einzige Preisrunde mit ein paar Tausend Positionen kostet manuell eingepflegt mehr, als die Plattform im ganzen Jahr kostet.
Nicht nur Preislisten: Auch Bestellungen kommen als PDF und E-Mail.
Dieselbe Plattform liest Ihren Bestelleingang mit und legt geprüfte Kundenaufträge im ERP an — zur Freigabe, nicht am Team vorbei.
Auftragserfassung automatisierenDie nächste Preisrunde kommt sicher. Die Frage ist, wer sie einpflegt.
Minuten Kontrolle statt Wochen Tipparbeit — und kein Einkaufspreis mehr, der monatelang still an der Marge nagt.